advertisement

Горячие новости:

Методологию управления проектами Agile ее апологеты называют кто гибкой, кто проворной. При этом стороннему наблюдателю ни то ни другое определение не говорят ничего: будто система настолько проворна, что ускользает ее смысл.

 

В департаменте информатизации с июня 2016 года используют элементы Agile в работе и готовы «на пальцах» объяснить её преимущества. Точнее, не на пальцах, а на доске. Расчерченная вертикальными и горизонтальными линиями доска с прикреплёнными на ней разноцветными стикерами уже несколько месяцев помогает Департаменту завершать начатое быстрее, чем раньше. Каждый стикер – это конкретная задача. Каждый цвет относится к определённому отделу. Горизонтальные поля – этапы, которые стикер должен пройти, чтобы задача считалась выполненной. Пройдём их путь вместе?

 

— Наша доска разделена на этапы прохождения задачи: постановка задачи / сбор информации, в работе, внутреннее согласование задачи, внешнее согласование и контроль, приёмка работ и любимый этап – готово. Если следовать методу канбан, то вначале мы должны взяться за дела, которые максимально близки к завершению, то есть к крайнему правому столбцу, – показывает Мария Рудзевич. – Базовый принцип системы: перестаньте начинать, начните заканчивать!

Принцип хороший, но пока непонятно, как тут помогут разноцветные бумажки. Мария Владимировна говорит, что главное мерило эффективности — работа, сданная точно в срок. Любой масштабный проект можно раздробить на мелкие задачи, поэтапная реализация которых привезет к завершению большого дела. О принципах работы методологии управления проектами Agile мы пообщались с заместителем директора Департамента информатизации Тюменской области Марией Рудзевич.

IT-Партнёр: Мария Владимировна, какую роль в этом играет доска?

Мария Рудзевич: Она наглядно демонстрирует, сколько у отдела задач и на каком они этапе. Когда мы сделали первую доску, то увидели, что сотрудники по-разному планируют свой день. У кого-то было три задачи, у кого-то 13. У тебя сегодня 13 задач? Это значит, что ты не занимаешься ничем, ты неправильно расставляешь приоритеты. Не нужно делать 13 дел одновременно, сделай одно – возьмись за следующее.

Ну да, это логично.

Не просто логично – доказано. Есть простое упражнение, которое показывает, что самые большие потери времени и сил происходят при переключении с одной задачи на другую. В конечном итоге имеет значение только то, с каким конкретным результатом ты выключаешь вечером компьютер и идешь домой.

При планировании проектов стикеры отражают конкретные задачи, срок исполнения которых – максимум 10 дней. Ни одна задача не может висеть на доске больше двух недель.

Когда работаешь в команде, твоя скорость часто зависит от скорости других…

Да, и здесь нам тоже помогла визуализация. Мы увидели заторы на доске, когда у какого-то отдела в определённый момент работа останавливается. Например, потому, что на следующем этапе не готовы принимать их работу. Для координации мы ввели ежедневные планёрки. Если в общем, то каждый сотрудник отвечает на три вопроса: что сделал вчера, что планирует сделать сегодня и какие есть проблемы. Всё очень конкретно, лаконично и по делу. Важно, чтобы каждый день стикеры двигались. Это психологически приятно, заметен результат, оперативно видны проблемы, препятствующие движению.

Если следовать методу канбан, то вначале мы должны взяться за дела, которые максимально близки к завершению. Базовый принцип системы: перестаньте начинать, начните заканчивать!

Система уже принесла какие-то результаты за эти месяцы?

 На каждом стикере мы ставим плановую дату закрытия задачи и фактическую. В первый месяц расхождение между ними в среднем составило неделю – то есть мы опаздывали на 7 дней. Во второй месяц общий плановый срок прохождения задачи по доске сократился с 11 дней до 9, а фактический составил 12 дней. Все ещё есть над чем работать.

Что вам мешало в первый месяц?

 Поняли, что у разных отделов своя специфика. Задачи, связанные с программированием, могут более точно планироваться по сроку. Во всём, что связано с организацией торгов или с принятием нормативно-правовых актов, срок завершения работ предсказать сложнее. Но и этот фактор тоже можно учитывать при первоначальном планировании.

Один из элементов Agile – мотивированные сотрудники. С введением этой системы изменилась ли система мотивации?

 Да, ребята откликаются, важно их поддержать. Результаты работы на доске – это нынешние критерии эффективности, они максимально прозрачные и понятные. С учётом внедрения канбан-методологии мы серьёзно пересматриваем систему мотивации.

Другой постулат Agile – изменения приветствуются даже на последних этапах. Это не противоречит принципу «точно в срок»?

Всегда хочется, чтобы этап планирования задачи был максимально тщательно выполнен и задачу не приходилось корректировать по ходу исполнения. Но жизнь динамична, и даже в такие непродолжительные сроки реализации (неделя) возникают внешние факторы, требующие немедленной реакции. Когда в Тюмени выступал с мастер-классом Максим Батырев, я ловила себя на мысли, что пытаюсь понять, какие его постулаты мне ближе. Одна из актуальных, наверное, его татуировок – «Лучше один раз вовремя, чем два раза правильно». Конечно, замечания всегда приветствуются, потому что они улучшают конечный результат. Важно не «зацикливать» реализацию в попытке довести результат до идеального состояния, а дробить её на задачи, решаемые в необходимый срок и с достаточным эффектом. Сам принцип системы: короткие, результирующие задачи, которые ты взял и сделал, станут работать на общий результат.

Насколько, как вам кажется, освоенная вами система универсальна? Можно ли её транслировать в другие департаменты?

 Конечно! Такие доски уже стоят в некоторых Департаментах и ежедневно используются руководителями. Но моё глубокое убеждение в том, что важнее не методология, а зрелость и сплочённость коллектива. И в нашем Департаменте, и вокруг нас, я считаю, работают очень гибкие люди, готовые к новшествам. Команда и командная культура – вот основа основ, а методы просто позволяют нам быть в определённый момент эффективнее.