Маленькая компания, в которой большинство операций совершается в онлайне, сейчас удивится: разве сложно самому распечатать пару справок? Но предприятия, печатающие стопки бумаг каждый день, понимающе вздохнут. Если процесс печати не организован, весь рабочий процесс становится менее эффективным. Очереди у одного принтера, простаивание другого, внезапная нехватка расходников – всё это отрицательно влияет на эффективность работы сотрудников и делает процесс печати более дорогим.
Кроме того, грамотное управление печатью позволяет обеспечивать безопасность данных. Каким образом? Об этом рассказал руководитель отдела по развитию корпоративного бизнеса компании Brother Ильдар Хасанов.
Ильдар, как передача процессов печати может сказаться на безопасности данных компании?
Вопросы безопасности информации и конфиденциальности данных с каждым годом всё актуальнее. Компании больше начинают заботиться о безопасности данных: серверы обеспечивают хранение с контролем доступа; информация на компьютерах, ноутбуках и планшетах шифруется паролями; отдельные файлы и базы данных также могут иметь дополнительный уровень безопасности. Но когда дело доходит до печати и сканирования, особенно печати конфиденциальных документов или сканирования удостоверений личности – ситуация иная. Сотрудники просто отправляют их на печать на принтер, который защищен не так хорошо, как остальные сетевые устройства. Именно здесь документы могут быть перехвачены. Они остаются в принтерах и сканерах, а отсканированные копии хранятся на ноутбуках сотрудников. Это опасно.
Сервисы управления печатью избавляют заказчика от необходимости контролировать или добавлять оборудование и ставить программное обеспечение. Централизованное управление процессом печати и сканирования повышает надежность и безопасность IТ-инфраструктуры.
О каких рисках идет речь?
Это могут быть обычные ошибки, когда сотрудник случайно отправляет отсканированный документ не в ту папку или оставляет его в принтере. По некоторым оценкам, сотрудник может оставить в принтере до 600 листов в год (данные Quocirca, отчет Print 2025, https://www.print2025.com). Если забытый на принтере документ содержит конфиденциальную информацию, она может попасть к посторонним лицам. Однако возможны и намеренные перехваты конфиденциальной информации.
Какие ещё преимущества получает компания, передавая процессы печати на аутсорсинг?
Давайте начнем с самых очевидных. Первое – настройка всех процессов, связанных с печатью без остановок. Это удобно и для сотрудников, и для заказчика. Бесперебойная печать – ответственность подрядчика.
Вот представьте себе, что значит остановка печати на строительном объекте где-то далеко от больших городов: ни техзаданий, ни планов, ничего. Когда заказчик переходит на MPS (Managed Print Services – услуги по управлению печатью), всё это – расходные материалы, техническое обслуживание, ремонт – перестает быть его головной болью. Устройства одинаковые, их меньше, расположение их продумано. В итоге становится удобно всем: меньше тратится времени на печать, плюс унифицированный парк не требует запасов разнообразных расходных материалов.
По реальным отзывам компаний, которые работают с нашей техникой через наших партнеров, обращения снижаются до 10 раз, доступность сервиса печати достигает 99%, минимизируется документооборот.
Плата за услуги всегда одинаковая или зависит от каких-то факторов?
Это как раз второе преимущество аутсорсинга с использованием системы управления печатью. Расходы на печать становятся прозрачными – прозрачная модель оплаты, потребления и управления. Оплата зависит от объемов печати, его можно видеть и контролировать. Можно удаленно управлять печатным парком, отслеживать объемы печати и видеть нецелевое использование техники. В этот момент обнаруживаются дипломы и книги, распечатанные на рабочем принтере, выясняется, где устройство практически не используется, а где можно было бы поставить дополнительное.
Вообще обычно компания принимает решение о передаче процессов печати на аутсорсинг именно из-за этого. Бесконтрольная печать и «зоопарк» техники становятся причиной лишних расходов – не только финансовых, но и временных. В офисах приходится держать запасы картриджей разных брендов, а отсканированные документы искать по компьютерам сотрудников.
Кроме того, сейчас часть сотрудников по-прежнему работает в дистанционном режиме, возникают запросы на удаленную печать или организацию печати в домашнем офисе таким образом, чтобы она входила в единую систему организации.
Что меняется, если контроль безопасности осуществляется в рамках системы управления печатью?
Первое – проще отслеживать печать документов. Если используется программное решение для управления печатью, это дает возможность контролировать нагрузку на принтеры и затраты на печать. С его помощью можно создавать отчеты, а это значит, что у вас будет контрольный журнал, который необходим в случае нарушения IТ-безопасности. Это дает возможность увидеть, когда и кем были напечатаны или обработаны определенные документы.
Второе – можно защитить передачу данных. В рамках контракта есть возможность установить устройства со встроенными функциями защиты данных, а подрядчик выполнит их настройку. Например, принтеры Brother поддерживают стандартные протоколы передачи и шифрования данных. На некоторых устройствах есть функция, предотвращающая несанкционированное изменение настроек.
Третье – настраивается авторизация печати. Защитная блокировка функций определяет, кто из сотрудников может использовать те или иные возможности принтера. На некоторых принтерах можно заблокировать все функции печати до тех пор, пока авторизованный пользователь не войдет в систему. Также можно установить лимит времени для получения напечатанных документов. По истечении установленного времени принтер будет стирать данные печати.
Для авторизации используются PIN-коды или NFC-карты. Печать начинается только после того, как устройство разблокировано. Это сокращает риск перехвата конфиденциальных материалов и уменьшает отходы при печати. Такой подход особенно полезен в отделе кадров, юридическом отделе и бухгалтерии, где сотрудники работают с большим количеством конфиденциальных документов.
Четвертое – настраивается безопасное сканирование. Отсканированные документы тоже можно защитить: с помощью PIN-кода или протокола SFTP. При сканировании на SFTP гарантирована максимальная защита передаваемых данных – их можно отправить с устройства самому себе или другому пользователю в обычном режиме, но с дополнительным уровнем шифрования. Таким образом, если любой из отсканированных документов будет перехвачен, информация останется защищенной.
Как еще можно повысить безопасность печати?
Я рассказал о способах защиты информации при печати или сканировании, которые используются при централизации печати и внедрении систем управления печатью. Но существуют и дополнительные программные решения, повышающие безопасность печати. Их можно установить на все наши основные устройства бизнес-сегмента – такие МФУ, как правило, и выбирают в рамках MPS-контрактов. Например, Secure Print+ – решение для техники Brother, которое позволяет настраивать печать по идентификационной карте одним касанием, создавать профили пользователей и ограничивать их доступ к определенным функциям устройства.
